SOP Dalam Pengadaan Barang

 

 

Katalog Elektronik – Proses bisnis membutuhkan tidak sedikit hal supaya terjadi dengan lebih lancar. Sebut saja dibuka dari riset, pengadaan barang, proses produksi, penjualan sampai melakukan penilaian bisnis. Salah satu yang penting ialah pengadaan barang. Proses ini biasa terjadi dalam satu sistem yakni procurement management. Seperti apa tahapan dalam urusan pengadaan barang.

Mengenal Pengadaan Barang

Pengadaan merupakan pekerjaan yang meluangkan perbekalan guna mendukung pekerjaan bisnis dalam suatu perusahaan. Pengadaan ini mungkin bertolak belakang satu perusahaan dengan lainnya. Pastinya ini menyesuaikan dengan keperluan serta laksana apa pekerjaan bisnis atau kerja dari kantor tersebut.

Namun secara umum pengadaan barang memang dibuka dari perencanaan yang berisi keperluan apa yang memang diperlukan oleh perusahan. Setelah itu, baru perencanaan dari sisi biaya. Tak tak sempat untuk menyaksikan dari inventaris tahun-tahun sebelumnya. Hal ini urgen untuk menciptakan pengadaan barang menjadi lebih tepat guna dan efektif.

Pengadaan barang sendiri terdiri atas dua jenis yakni barang yang tidak habis digunakan dan memang yang berakhir dipakai. Beberapa barang yang dapat habis digunakan tentunya yang tak akan membekas setelah dipakai. Sebut saja kertas, perangkat tulis, tinta dan lain-lainnya. Sementara terdapat barang yang memang dapat berulang kali dalam urusan pemakaian. Misalnya mesin, komputer, lemari dokumentasi dan dagangan elektronik.

Sebenarnya dari pengadaan kedua jenis barang ini bakal mempunyai langkah-langkah yang serupa. Pertama dibuka dengan penyusunan susunan perlengkapan yang diperlukan kemudian penyusunan biaya. Biasanya penyusunan barang yang habis digunakan harus dalam kurun masa-masa tertentu supaya dapat menyesuaikan dengan keperluan perusahaan.

Sementara guna barang yang tidak berakhir pakai, kesebelasan dari procurement management mesti mengerjakan analisa terhadap barang tersebut. Misalnya apakah melulu akan dibetulkan atau mesti diganti. Di samping itu, divisi procurement pun harus menciptakan skala prioritas pengadaan barang tersebut.

Langkah Langkah Pengadaan Barang

Setelah mengetahui seperti apa pengadaan barang, Anda pun perlu memahami sederet tahapan yang mesti dipungut ketika akan mengerjakan pengadaan barang. Langkah ini guna meyakinkan perusahaan Anda bakal mendapatkan barang yang cocok dengan keperluan dan kualitas.

Mencatat Kebutuhan

Tahapan ini tentunya ialah tahapan mula dan dasar yang bersangkutan dengan pengadaan barang. Anda dapat menetapkan barang apa saja yang diperlukan pada tahap mula ini. Coba lihat apa saja barang yang memang mesti dibeli. Setelah itu, perusahaan dapat langsung menciptakan permintaan pengadaan barang untuk divisi procurement.

Pada etape ini juga, kesebelasan procurement seringkali akan meminta seluruh divisi mengoleksi permintaan barang cocok dengan SOP. Semua keperluan ini tentunya akan disalin supaya pada ketika penyerahan barang nantinya jadi lebih transparan dan jelas. Memang betul bahwa barang itu dipesan oleh divisi tertentu.

Pencarian Vendor atau Supplier

Tahapan kesatu mesti dilaksanakan terlebih dahulu sebelum akhirnya kesebelasan procurement mulai menggali pemasok barang yang dibutuhkan. Pastikan terlebih dahulu susunan barang diciptakan dengan menyeluruh dan jelas, tergolong kriteria laksana apa yang dibutuhkan. Perusahaan kemudian dapat langsung menciptakan dokumen yang berisikan keperluan perusahaan. Pihak penyedia akan mengerjakan penawaran dari keperluan yang diminta tersebut.

Pemilihan Vendor atau Supplier

Pengadaan barang bakal masuk ke dalam etape berikutnya. Perusahaan lantas akan mulai mengerjakan analisis dan seleksi dari surat penawaran yang masuk. Dari seluruh vendor atau supplier yang menyerahkan penawaran, perusahaan bakal memilih mana yang terbaik dari antara vendor tersebut.

Biasanya perusahaan lantas akan langsung mengerjakan negosiasi. Tak melulu berurusan dengan harga saja, perusahaan pun melakukan negosiasi tentang waktu ekspedisi dan urusan teknis lainnya. Dalam etape ini mesti terdapat kesepakatan bareng antara perusahaan dan pun para supplier.

Proses Pemesanan

Setelah negosiasi berlalu dan sudah menjangkau kata sepakat, perusahaan seringkali akan menciptakan sebuah purchase order. Artinya perusahaan bakal langsung memesan ke vendor atau supplier. Setelah itu, pihak ketiga mesti segera memprosesnya. Procurement management pun harus meyakinkan bahwa proses pembelian berjalan fasih dan tepat cocok dengan jadwal.

Penerimaan Barang

Proses pembelian dan pemesanan sudah berlalu berarti pihak vendor atau supplier langsung memproses pesanan yang telah dibuat. Pastinya perusahaan mesti meyakinkan bahwa barang datang cocok dengan yang telah disepakati bersama. Di samping itu, pemasok pun harus meyakinkan bahwa pesanan yang diciptakan sudah cocok atau belum.

Pembayaran

Jika pesanan telah diterima dengan baik oleh perusahaan, finansial perusahan bakal langsung mengerjakan pembayaran untuk pihak vendor atau supplier. Tentunya pembayaran mesti menyesuaikan dengan kesepakatan yang memang dilaksanakan di awal. Tim procurement pun harus meyakinkan bahwa perusahaan sudah menunaikan semua kewajiban untuk vendor.

Refund atau Retur

Kualitas dari produk yang dikirim oleh vendor atau supplier mesti dijamin benar-benar cocok dengan kesepakatan awal. Jika terdapat pesanan yang tidak cukup sesuai, maka mesti diproses dengan segera. Misalnya saja jumlahnya tidak cukup atau warna yang tidak cocok request. Perusahaan dapat mengajukan retur. Vendor mesti melayani retur itu dan meyakinkan bahwa memang barang cocok dengan kesepakatan.

Pada lazimnya retur dilaksanakan dengan dua cara. Pertama ialah menggantikan barang yang cocok dengan kesepakatan di awal. Jika memang vendor atau supplier tidak dapat menyediakan barang tersebut, maka akan dipungut opsi kedua yakni pengembalian dalam format dana atau duit tunai.

Hal Penting Setelah Pengadaan Barang

Seperti yang telah Anda ketahui bahwa pengadaan barang terdiri atas dua jenis yakni barang habis digunakan dan tidak berakhir dipakai. Sebagai procurement management, proses pengadaan barang tidak melulu sampai untuk pembelian dan dapat dipakai saja. Fungsi pantauan harus diberlakukan supaya dapat mencapai efisiensi perusahaan yang diinginkan.

Misalnya saja mesti diperhatikan teknik penyimpanan. Jika penyimpanan dilaksanakan dengan baik maka barang yang dibeli bakal jauh lebih awet. Dengan demikian efisiensi yang diharapkan perusahaan dapat tercapai. Maka dari tersebut penyimpanan mesti memperhatikan tidak sedikit hal. Misalnya meyakinkan alat-alat pemeliharaan telah tersedia.

Kemudian mesti meyakinkan pula penyimpanan barang dilaksanakan sesuai standar. Jangan lupa pun memperhatikan sifat barang yang disimpan. Ada barang yang dapat disimpan dalam jangka masa-masa panjang terdapat yang tidak. Jangka masa-masa penyimpanan ini penting diacuhkan supaya memang barang yang dibeli benar-benar awet. Jangan tak sempat untuk menyimak tenaga serta ongkos yang diperlukan untuk penyimpanan.

Tidak melulu penyimpanan saja, pemeliharaan pun hal yang penting. Sebuah barang mesti dipelihara dengan baik agar dalam situasi yang baik pada ketika digunakan. Kerap kali pemeliharaan yang tidak dilaksanakan dengan baik malah akan merugikan perusahaan sebab tidak dapat dipakai.

Terakhir ialah inventaris atau administrasi perlengkapan. Semua barang yang terdapat di kantor mesti disalin dengan benar dan tepat. Pencatatan ini pun akan menolong efisiensi perusahaan. Bila ada keperluan barang, perusahaan dapat mengecek ketersediaan terlebih dahulu. Jangan sampai justeru menumpuk barang yang malah menimbulkan kerugian untuk perusahaan.

 

 

 

 

 

Leave a Comment